Participatie is maatwerk, maar dient wel ingebed te zijn in het gehele proces. Geef duidelijk aan waar, hoe en in welke mate participatie een invloed kan hebben op de besluitvorming. Voorzie voldoende tijd en middelen. Een participatief traject moet gedurende het hele project verder gezet worden en een blijvende terugkoppeling is noodzakelijk. Het is evident dat participatie afgestemd moet zijn op de fase in het proces. Communiceer steeds helder waarover de participatie wel en niet gaat, gezien dit verschilt per procesonderdeel.
Infomarkten, interactieve werkvergaderingen, ronde tafelgesprekken, burgerevenementen kunnen productiever zijn dan de klassieke inspraakprocedure omdat er meer doelgroepen worden bereikt. Bij complexe maatschappelijke vraagstukken is deze werkwijze zeer zinvol. Een dergelijk samenwerkingsmodel vergt evenwel een meer doorgedreven organisatie, management en engagement van alle betrokkenen in het proces. Hierdoor treden actoren immers met elkaar in interactie.
Een projectwebsite is een moderne vorm van communicatie. Het voordeel is dat veel stakeholders snel en op verschillende wijze bereikt kunnen worden. Velen willen louter een zicht verwerven op wat waar en wanneer gerealiseerd zal worden en op de voor hen relevante flankerende maatregelen. Andere actoren wensen dan weer inzicht te verwerven in het waarom van het project, de onderzoeken, de procesaanpak of de gemaakte keuzes. Voor een groep van betrokkenen is toezicht op het complexe project van belang. Zij wensen het planningsproces van nabij op te volgen en te weten hoe zij, formeel of informeel, kunnen inspreken.
De beschikbaarheid van een website vanaf het prille begin van het complexe project is dan ook meer dan aangewezen, alsook de opvolging en actualisering hiervan tot na de uitvoeringsfase. Draagvlakopbouw begint immers best zo vroeg mogelijk. De inzet van andere communicatiemiddelen mag echter niet verwaarloosd worden. De projectwebsite leent zich bijvoorbeeld minder tot direct stakeholdercontact.
Let op!
Sommige overheden voelen zich bij grote projecten vaak opzij geschoven, doordat ze de indruk hebben weinig impact te hebben op het besluitvormingsproces. In de nieuwe procesaanpak staan participatie en een geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking centraal. Daarom is het als overheid belangrijk om op een constructieve manier en oplossingsgericht mee te werken (liefst zo vroeg mogelijk in het proces). Dit kan door de eigen ambities en belangen duidelijk in kaart te brengen of door bijvoorbeeld zelf een studie op te starten m.b.t. een deelproblematiek van het complex project.
Hiermee samenhangend moet er bij actoren de bereidheid zijn om te luisteren naar de verschillende betrokken overheden en waardevolle inzichten mee te nemen in het verdere proces.
Let op!
Als men beleid enkel op papier zou uittekenen, dan zou het sneller gaan zonder participatie. Dat beeld leeft bij velen. De praktijk toont echter een ander beeld. De vertragingen ontstaan als er geen of te laat overleg is georganiseerd. Er ontstaat dan protest en juridische procedures worden opgestart. Participatie gaat niet over gelijk krijgen of gelijk hebben, maar wel over het vinden van een goede oplossing. Het is het opbrengen van wederzijds begrip en verantwoordelijkheid opnemen. Het inbouwen van voldoende dialoog in het planproces om met alle betrokkenen (voor- en tegenstanders) het gesprek aan te gaan, is cruciaal. In een participatietraject kan je verschillende actoren onderscheiden. Er is de burger, die kennis inbrengt vanuit zijn eigen beleving en ervaring en vanuit zijn eigen belang naar het project kijkt. De deskundige (ingenieurs, technici, studiebureaus) die kennis meeneemt gebaseerd op cijfers en studies en dus een ‘objectief’ standpunt verdedigt. En tenslotte de bestuurder, die democratisch verkozen is en dus het best geplaatst is om het algemeen belang te bewaken. Door te luisteren naar de argumenten van deze drie partijen heb je alle informatie voorhanden om een goede, gedragen projectbeslissing te nemen. Maar het is wel de bestuurder die uiteindelijk de knopen moet doorhakken. En daar ligt ook het gevaar van participatie. Want participatie wil niet zeggen dat iedereen zijn mening kan opdringen en dat daarmee rekening gehouden kan/moet worden. Participatie is niet ‘U vraagt, wij draaien’. De bestuurder luistert naar de verschillende argumenten, maar houdt steeds de voorzittershamer in handen en neemt de uiteindelijke beslissing. Bestuurders ervaren soms onzekerheid om een participatietraject op te starten. Ze geven voor een stukje de regie uit handen en dat is even wennen. Die koudwatervrees is vaak onterecht als je participatie volgens de spelregels organiseert. Start er vroeg mee in het proces, organiseer geen schijninspraak, communiceer open en transparant.