Organisatie van participatie

Publieksparticipatie is deelname van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan de voorbereiding van de besluitvorming. Op die manier worden de ideeën en belangen van het publiek van bij het begin meegenomen in het proces, een belangrijke aanvulling ten opzichte van het traditioneel openbaar onderzoek. Het projectteam houdt tijdens de verkenningsfase best volgende richtlijnen voor ogen.

Bepaal de krijtlijnen van participatie

Geef participatie een duidelijke plaats in het planningsproces

Kies voor doelgerichte communicatie

Maak publiek bekend wat met de inspraak gebeurt

Participatie is in deze fase vooral bedoeld om de probleemstelling en de doelstellingen voldoende scherp te krijgen. Belangrijk is om ‘het speelveld’ goed te kunnen omschrijven en het belang van het project te kunnen duiden, zodat daarover alvast geen discussie meer bestaat. Het is aangewezen deze krijtlijnen van bij het begin helder te communiceren. Het heeft geen zin om in deze fase al uitgebreid over mogelijke oplossingen te discussiëren.

Een breed overleg met stakeholders laat toe dat belangengroepen hun bekommernissen op tafel leggen waardoor er een wederzijdse kennis van en begrip voor de verschillende belangen ontstaat. Neem voldoende tijd, zowel voor het gesprek als voor de voorbereiding en voor de terugkoppeling. Bewaak dat de afspraken worden nageleefd. Wanneer vervolgens een beslissing wordt genomen, leg dan uit wat het participatietraject daaraan heeft bijgedragen en motiveer wat niet kon worden opgenomen.

Let op!

Aan vertrouwen moet gebouwd worden. Je moet allereerst vertrouwen hebben in de eigen doelstellingen die je voor jouw organisatie wilt bereiken. Daarnaast moet je oprechte interesse hebben in de andere partijen. Alleen dan kan je hun belangen in beeld krijgen en doorgronden. Misschien wel de lastigste component van bouwen aan vertrouwen: vroegtijdige transparantie. Dat betekent dat je in een vroeg stadium je kaarten op tafel legt. Ook als je daar ogenschijnlijk kwetsbaar door wordt. Maar: hoe eerder een andere partij gaten schiet in jouw plannen, des te meer tijd je hebt om met elkaar in gesprek te gaan. Daardoor kun je makkelijker en sneller gezamenlijke aanpassingen maken. Je neemt de pijn dus eerder. Dat scheelt niet alleen veel geld en energie, plannen worden er ook beter van als ze in samenwerking tot stand komen. 

Let op!

In de verkenningsfase wordt nog geen openbaar onderzoek georganiseerd. Informeel overleg met een aantal betrokken actoren en mogelijks burgerverenigingen en maatschappelijk middenveld is echter wel wel aangewezen.

Participatie is maatwerk, maar dient wel ingebed te zijn in het gehele proces. Geef duidelijk aan waar, hoe en in welke mate participatie een invloed kan hebben op de besluitvorming. Voorzie voldoende tijd en middelen. Een participatief traject moet gedurende het hele project verder gezet worden en een blijvende terugkoppeling is noodzakelijk. Het is evident dat participatie afgestemd moet zijn op de fase in het proces. Communiceer steeds helder waarover de participatie wel en niet gaat, gezien dit verschilt per procesonderdeel.

Infomarkten, interactieve werkvergaderingen, ronde tafelgesprekken, burgerevenementen kunnen productiever zijn dan de klassieke inspraakprocedure omdat er meer doelgroepen worden bereikt. Bij complexe maatschappelijke vraagstukken is deze werkwijze zeer zinvol. Een dergelijk samenwerkingsmodel vergt evenwel een meer doorgedreven organisatie, management en engagement van alle betrokkenen in het proces. Hierdoor treden actoren immers met elkaar in interactie.

Een projectwebsite is een moderne vorm van communicatie. Het voordeel is dat veel stakeholders snel en op verschillende wijze bereikt kunnen worden. Velen willen louter een zicht verwerven op wat waar en wanneer gerealiseerd zal worden en op de voor hen relevante flankerende maatregelen. Andere actoren wensen dan weer inzicht te verwerven in het waarom van het project, de onderzoeken, de procesaanpak of de gemaakte keuzes. Voor een groep van betrokkenen is toezicht op het complexe project van belang. Zij wensen het planningsproces van nabij op te volgen en te weten hoe zij, formeel of informeel, kunnen inspreken.

De beschikbaarheid van een website vanaf het prille begin van het complexe project is dan ook meer dan aangewezen,  alsook de opvolging en actualisering hiervan tot na de uitvoeringsfase. Draagvlakopbouw begint immers best zo vroeg mogelijk. De inzet van andere communicatiemiddelen mag echter niet verwaarloosd worden. De projectwebsite leent zich bijvoorbeeld minder tot direct stakeholdercontact.

Let op!

Sommige overheden voelen zich bij grote projecten vaak opzij geschoven, doordat ze de indruk hebben weinig impact te hebben op het besluitvormingsproces. In de nieuwe procesaanpak staan participatie en een geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking centraal. Daarom is het als overheid belangrijk om op een constructieve manier en oplossingsgericht mee te werken (liefst zo vroeg mogelijk in het proces). Dit kan door de eigen ambities en belangen duidelijk in kaart te brengen of door bijvoorbeeld zelf een studie op te starten m.b.t. een deelproblematiek van het complex project.
Hiermee samenhangend moet er bij actoren de bereidheid zijn om te luisteren naar de verschillende betrokken overheden en waardevolle inzichten mee te nemen in het verdere proces.

Let op!

Als men beleid enkel op papier zou uittekenen, dan zou het sneller gaan zonder participatie. Dat beeld leeft bij velen. De praktijk toont echter een ander beeld. De vertragingen ontstaan als er geen of te laat overleg is georganiseerd. Er ontstaat dan protest en juridische procedures worden opgestart. Participatie gaat niet over gelijk krijgen of gelijk hebben, maar wel over het vinden van een goede oplossing. Het is het opbrengen van wederzijds begrip en verantwoordelijkheid opnemen. Het inbouwen van voldoende dialoog in het planproces om met alle betrokkenen (voor- en tegenstanders) het gesprek aan te gaan, is cruciaal. In een participatietraject kan je verschillende actoren onderscheiden. Er is de burger, die kennis inbrengt vanuit zijn eigen beleving en ervaring en vanuit zijn eigen belang naar het project kijkt. De deskundige (ingenieurs, technici, studiebureaus) die kennis meeneemt gebaseerd op cijfers en studies en dus een ‘objectief’ standpunt verdedigt. En tenslotte de bestuurder, die democratisch verkozen is en dus het best geplaatst is om het algemeen belang te bewaken. Door te luisteren naar de argumenten van deze drie partijen heb je alle informatie voorhanden om een goede, gedragen projectbeslissing te nemen. Maar het is wel de bestuurder die uiteindelijk de knopen moet doorhakken. En daar ligt ook het gevaar van participatie. Want participatie wil niet zeggen dat iedereen zijn mening kan opdringen en dat daarmee rekening gehouden kan/moet worden. Participatie is niet ‘U vraagt, wij draaien’. De bestuurder luistert naar de verschillende argumenten, maar houdt steeds de voorzittershamer in handen en neemt de uiteindelijke beslissing. Bestuurders ervaren soms onzekerheid om een participatietraject op te starten. Ze geven voor een stukje de regie uit handen en dat is even wennen. Die koudwatervrees is vaak onterecht als je participatie volgens de spelregels organiseert. Start er vroeg mee in het proces, organiseer geen schijninspraak, communiceer open en transparant.

Ook communicatie verdient een plaats in het planningsproces. Eén van de doelstellingen van communicatie is informatie doorspelen. Door te communiceren creëer je duidelijkheid, beantwoord je vragen, schets je een stand van zaken, neem je ongerustheid weg.

Om de communicatie goed te laten verlopen, stel je best een communicatie- en participatieplan op.

• Maak een flexibel plan.
  In het traditionele communicatie- en participatieplan wordt vooraf bepaald welk resultaat men wil behalen en welke aanpak je daarbij volgt. Dat werkt echter alleen als je alle omgevingsvariabelen onderweg onder controle houdt. Dit zal bij complexe projecten zeer zelden mogelijk zijn. Een strak communicatie- en participatieplan zal dan ook weinig kans op succes hebben, het plan moet flexibel en toegankelijk zijn. Je zal er dus regelmatig mee bezig moeten zijn om het goede momentum aan te voelen.

• Bereid de te nemen communicatiestappen goed voor. Het multidisciplinair projectteam kan hier een grote rol in spelen. Ter voorbereiding van belangrijke participatiemomenten kan er reeds met een of meer actoren van de doelgroep overlegd worden, zodat je een goed zicht hebt op hun verwachtingen. Probeer te groeien naar vormen van partnerschap met de doelgroep tot wie je je richt in een specifieke stap. De grootste kans om partnerschappen te vormen krijg je door zo vroeg mogelijk in het proces actief te communiceren en participatie in gang te zetten. Uiteraard is het dan wel zo dat de betrokken doelgroep goed op de hoogte moet zijn van de vroege betrokkenheid en wat dit concreet betekent voor het project.

• Actualiseer het plan doorheen het proces.
  Analyseer en evalueer de reeds gevoerde communicatiestappen. In de eerste stappen gaat men geen strikt kwantitatieve doelstelling formuleren, maar werken met een richtinggevende ambitie, die is gebaseerd op de opdracht en de eerste analyses van de omgeving en de stakeholders.
• De procedurele publieke bekendmakingen en openbare onderzoeken van de initiatiefnemer zijn verplicht in het proces. Maar voor draagvlak is er meer nodig dan enkel informatie en formele inspraak. Mensen moeten zich betrokken voelen bij het project vooraleer ze het hun steun kunnen geven. Ga een stap verder dan de procedurele mededelingen, en communiceer dus ook wanneer het niet moet. Waarom doen we dit project? Wat betekent dit voor de stakeholders? Wat zijn de voordelen voor de gebruikers? En wat is de impact voor de omwonenden? De communicatieagenda valt niet steeds perfect samen met de bestuurlijke agenda. Integendeel. Maak gebruik van de bestuurlijke luwte en de dalmomenten van een procedure om boodschappen te verzenden en constructief in dialoog te gaan met de stakeholders.

Los van de inhoud van de informatie, hou je bij het communiceren best rekening met volgende aandachtspunten:

• Bepaal de doelgroepen die je wil bereiken. Hou er rekening mee dat rechtstreeks betrokkenen de informatie liefst uit eerste hand krijgen.
• Stem de inhoud van de boodschap af op de doelgroep.
  Het is belangrijk te beseffen dat een burger met een andere bril naar het project kijkt dan een uitvoerder. Aan technische plannen, studies en rapporten hebben de meeste mensen weinig tot niets.
• Wees zo concreet mogelijk.
  Een goede visualisatie kan zorgen voor meer draagvlak. Je moet in het hoofd van de stakeholders kruipen. De belangrijkste tip: zoek het niet te ver bij het vormgeven. Door te spelen met de lijndikte van de wegen bijvoorbeeld, accentueer je bepaalde wegen, waardoor het in één oogopslag duidelijk wordt om welke wegen het gaat.
• Verduidelijk de doelstelling van de communicatie.
• Zorg voor regelmatige en consequente informatie
• Geef duidelijk aan op welke wijze de doelgroep kan reageren
• Maak maximaal gebruik van de bestaande informatiekanalen
• Wees eerlijk, consequent en consistent in je communicatie