Actualiseren van de processtructuur in de procesnota

Buiten de taken die de projectleider in de onderzoeksfase reeds opnam, neemt hij in deze fase (onder meer) volgende specifieke taken op:

• Op basis van het voorkeursbesluit geeft de projectleider vorm aan de uitwerkinsgfase, in nauwe samenwerking met het projectteam en de initiatiefnemer – uitvoerder van het project;
• In functie van een verdere detailuitwerking van het project engageert hij nieuwe betrokken actoren om de noodzakelijke deskundigheid voor de uitwerkingsfase aan boord te brengen;
• Hij zal tijd voorzien om nieuwe actoren nauwkeurig op de hoogte te brengen van de stand van zaken van het proces en hen goed inzicht te geven in de reeds genomen stappen tijdens de verkennings- en onderzoeksfase.  
• Hij richt zijn blik op het vervolg eens er een projectbesluit zou worden genomen en gaat na op welke wijze hij reeds pro-actief een aantal uitvoeringstaken kan opnemen of daaromtrent afspraken vastleggen;
• Hij werkt nauw samen met verschillende financierende instanties om de nodige afspraken te maken.

Zoals reeds gezegd is de procesbegeleider de rechterhand van de projectleider en bepaalt hij het verloop van het proces. De procesbegeleider overziet de totaliteit van het proces en werkt in functie van de doelstellingen.

Buiten de taken die de procesbegeleider in de onderzoeksfase reeds opnam, neemt hij (onder meer) volgende specifieke taken op in de uitwerkingsfase:

• hij gaat na of in functie van de uitwerkingsfase de procesaanpak dient aangepast te worden (nieuw te betrekken actoren, nieuwe vormen van samenwerking,…)
• hij helpt mee aan het creëren van draagvlak voor de concrete uitvoering van het project;
• omdat de uitvoering van de werken een periode is waar er nood is aan een goede interactie met de buurt, organiseert hij proactief de nodige overlegmomenten ter voorbereiding hiervan (bijvoorbeeld in functie van zogenaamde minder-hinder-plannen).

De procesnota vermeldt reeds de samenstelling van het multidisciplinair projectteam. Dit projectteam is verantwoordelijk voor de uitwerking van het project en het verloop van het proces.

Ga ook in deze fase na of het projectteam nog over de vereiste capaciteiten beschikt. Zo zal het nuttig zijn om extra expertise in huis te halen m.b.t. de concrete uitvoeringsvereisten van het project (zoals technieken, architectuur, groeninkleding, enz.). Ook in deze fase zal het noodzakelijk zijn om de technische informatie transparant en vlot leesbaar naar buiten te brengen. Het verwerken van de informatie van participatie blijft een kerntaak.

In deze fase heeft de procesverantwoordelijke de taak om de projectonderzoeksnota over te maken aan de dienst Mer en aan de adviesinstanties.

In een aantal gevallen zal de procesverantwoordelijke de projectonderzoeksnota, samen met alle beschikbare informatie over de mogelijke (gewest)grensoverschrijdende effecten, voor advies bezorgen aan de bevoegde autoriteiten van andere lidstaten van de Europese Unie, verdragspartijen bij het Verdrag van Espoo of andere gewesten.

Hij zal ook de synthesenota en het voorontwerp van projectbesluit aan de adviesinstanties bezorgen. Hij maakt een verslag van de adviesvergadering en bezorgt dat aan de adviesinstanties.

Gedurende het ganse proces blijft de publieke en/of private initiatiefnemer een belangrijke rol spelen. Hij bracht immers het project op de agenda en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van het project. De initiatiefnemer speelt meerdere rollen. Zo is de initiatiefnemer de regisseur van het proces. In die hoedanigheid volgt hij de voortgang van het proces van nabij op en levert hij gewoonlijk ook de projectleider. Het zal uiteraard ook aan de initiatiefnemer zijn om – binnen de grenzen van het voorkeursbesluit – het project en de eventuele uitvoeringsalternatieven gedurende het doorlopen van de uitwerkingsfase technisch verder uit te werken tot op een niveau dat vereist is om als basis te dienen voor een projectbesluit. Bovendien dient hij in het kader van een gedegen procesaanpak de communicatie met de actoren te faciliteren en mee het participatietraject vorm te geven. Tenslotte zal de initiatiefnemer als voornaamste belanghebbende van het project ook in belangrijke mate de nodige onderzoeken en project ontwerpen bekostigen.

Het is mogelijk dat reeds in de onderzoeksfase gewerkt werd met een omgevingsmanager. Deze rol/functie is immers noodzakelijk of nuttig als het project potentieel een grote impact heeft op grote groepen burgers. In dat geval werkt deze persoon als belangrijke schakel tussen het projectteam en de omgeving.

De omgevingsmanager werkt uiteraard nauw samen met de procesbegeleider.

Binnen de administratie en tussen overheden kan een stuurgroep opgericht worden die de voortgang van het complexe project opvolgt. Vaak zal dergelijke stuurgroep reeds samengesteld zijn in de onderzoeksfase.

Zoals in de onderzoeksfase, kan ook in deze fase een kwaliteitskamer– met adviserende stem – worden ingeschakeld om de kwaliteit van het voorgenomen project, de onderzoeken die gevoerd zullen worden, of bepaalde deelaspecten van het project te begeleiden en te ondersteunen.

In vele processen kan het een meerwaarde zijn om een reeks van actoren samen te brengen in een klankbordgroep. Het is immers niet de bedoeling om alle adviesinstanties en andere te betrekken actoren deel te laten uitmaken van het multidisciplinair projectteam.

Het is mogelijk dat reeds in de onderzoeksfase gewerkt werd met een klankbordgroep. Dergelijke groep heeft immers eenzelfde meerwaarde in de twee fases.