Gunningswijze en inschatting van budgettaire en andere middelen m.b.t. het proces

In de onderzoeksfase moet het mogelijk zijn een realistischere raming op te maken van de project- en proceskosten. Zorg ervoor dat je op het moment van het voorkeursbesluit een duidelijk zicht hebt op de bekostiging van het project.

Hoe pak je dit aan?

Maak een financiële business case op

Onderzoek de mogelijkheden voor een publiek-private samenwerking (PPS)

Denk na over de (verhouding) plannings- en de aanbestedingsprocedure

Een business case is een instrument dat je meer info geeft over de bekostiging en de financiering van het project, rekening houdend met de verschillende partijen die aan tafel zitten en rekening houdend met de uitvoeringsvarianten.

Let op!

Specifiek voor een DBFM(O)-overeenkomst (Design, Build, Finance, Maintain, Operate), bestaat er een pre-business case, dit is een financieel model dat de kosten en de kasstromen in beeld brengt op een hoog niveau en dus een antwoord biedt op de vraag naar betaalbaarheid of bekostiging van een project of deelproject in een DBFM(O)-structuur.

Je bepaalde eerder al of een PPS tot de mogelijkheden behoort, en zo ja, onder welke vorm. In de onderzoeksfase gebruik je de meerwaardescan om de potenties voor PPS in te schatten. Zo achterhaal je meer concreet of een PPS (en/of een DBFM-overeenkomst) een meerwaarde zou kunnen opleveren t.o.v. een traditionele aanbesteding.

Wanneer je de plannings- en aanbestedingsprocedure op elkaar afstemt, kan je heel wat tijd winnen. Hoe deze afstemming in z’n werk gaat, is afhankelijk van elk project. Zeker in het geval van een PPS-aanbesteding, tracht het delicaat karakter van de vertrouwelijke informatie te ontkrachten door enkel die informatie te verspreiden in het kader van het effectenonderzoek die daadwerkelijk noodzakelijk is voor dat onderzoek. Voorkom dat integrale oplossingen worden verspreid buiten de vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid.

Ga na of in de uitwerkingsfase een wedstrijdformule een meerwaarde heeft.

Let op!

Denk in een zeer vroeg stadium na over de gepaste gunningswijze. Afhankelijk van de aard van de opdracht, de verwachte input vanwege de inschrijvers in de uitwerking van het concept van het project, de algemene kennis van de mogelijke oplossingen, … zal het aangewezen zijn hetzij voor een onderhandelingsprocedure hetzij voor een concurrentiedialoog te kiezen.

Indien uit de meerwaardescan blijkt dat er een meerwaarde kan gecreëerd worden door een PPS-uitvoering, kan beslist worden om de gunningsprocedure verder uit te werken. We verwijzen voor meer informatie over het opzetten van een PPS via DBFM-proces naar ‘Procesdraaiboek. Houvast voor het opzetten van een DBFM’ en naar de 'nota m.b.t. afstemming van een DBFM-aanbesteding met het decreet complexe projecten.’

Respecteer het transparantiebeginsel ten aanzien van de geselecteerde inschrijvers in het kader van de DBFM procedure op maximale wijze. Neutraliseer mogelijke misbruiken omtrent onrechtmatig verkregen informatie ingevolge de beoogde kruisbestuiving door de deelnemende inschrijvers zoveel mogelijk te verplichten steeds binnen de eigen cocoon te werken.

Ga je richting een PPS middels DBFM, hou er dan in je planning rekening mee dat de gunningsprocedure van een DBFM-overeenkomst meer dan een jaar kan duren. Het is wel aangewezen dat het aanbestedingsproces pas opstart na de vaststelling van het voorkeursbesluit. Op dat moment is er immers al een vorm van zekerheid naar de private partners toe met betrekking tot een mogelijk project.